POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE FLOTA OCCIDENTAL S.A.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. DATOS. El responsable del tratamiento de sus datos personales es FLOTA OCCIDENTAL S.A., identificado con Nit: 891.400.148.0, con sede principal en laCalle 17 N° 23-157 Terminal de Transportes Nivel 2 Oficina 205b de Pereira, Portal Web www.flotaoccidental.com, Línea de atención al cliente 018000916150. Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que la empresa FLOTA OCCIDENTAL S.A. tiene dispuestos.

ARTÍCULO 2. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y conforme lo dispone el literal k) del artículo 17 de dicha ley, la cual establece la obligación de los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, así como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013y demás normas concordantes.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que sean obtenidos y administrados por FLOTA OCCIDENTAL S.A. De acuerdo a la ley 1581 de 2012 se entiende por Titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de FLOTA OCCIDENTAL S.A., en principio se refiere a datos personales provenientes de personas naturales. No obstante lo anterior, FLOTA OCCIDENTAL amplia el alcance de la Política de Tratamiento de Información a todos nuestros clientes, empleados, proveedores y cualquier otro tercero sean estos personas naturales o personas jurídicas.

ARTÍCULO 4. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de proveedores, usuarios, afiliados,socios, colaboradores, o cualquier otra persona registrada en nuestros portales o quien haya suministrado en forma voluntaria la información con cualquier fin comercial o para registrarse como usuario de FLOTA OCCIDENTAL S.A., entre otros, cuyo período de vigencia se prolongará por el tiempo en el que FLOTA OCCIDENTAL S.A. desarrolle su objeto social.

ARTÍCULO 5. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 en especial lo indicado en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, entre los cuales se encuentra el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene por objeto determinar los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de los datos de carácter personal que FLOTA OCCIDENTAL S.A. recopila en desarrollo de su objeto social, para garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO 6. DEFINICIONES. Para la adecuada interpretación del presente manual y conforme lo establece el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por: • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
• Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
Base de datos:conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
Dato personal:cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado:es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
Titular:persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuanto del responsable.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por FLOTA OCCIDENTAL S.A. en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:
1. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular;
2. Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
8. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de FLOTA OCCIDENTAL S.A requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. FLOTA OCCIDENTAL S.A. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Los datos personales susceptibles de tratamiento por FLOTA OCCIDENTAL S.A. son los siguientes:

  • Empleados: nombres y apellidos, documentos de identificación, edad, sexo, domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico, datos familiares (padres, hijos, cónyuge), información referente a estado de salud, información académica, información laboral, información profesional, datos biométricos, información bancaria para pagos, antecedentes disciplinarios, estudio psicosocial.
  • Proveedores:nombres y apellidos, documentos de identificación, edad, sexo, domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico, información bancaria para pagos, información tributaria, certificaciones bancarias y comerciales.
  • Clientes:nombres y apellidos, documentos de identificación, edad, sexo, domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico, profesión, estado civil, información laboral, información bancaria para pagos (cuando aplique).
  • Afiliados: nombres y apellidos, documentos de identificación, edad, sexo, domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico, profesión, estado civil, información bancaria para pagos, información tributaria, certificaciones bancarias y comerciales.

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio, mecanismos tecnológicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por FLOTA OCCIDENTAL S.A. y puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
1). Quién recopila el dato (responsable o encargado);2). Qué datos recopila;3). Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento);4). Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados;5). Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.

ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. FLOTA OCCIDENTAL S.A. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de FLOTA OCCIDENTAL S.A. está disponible, entre otros medios, en la página web http://www.flotaoccidental.com

ARTÍCULO 12. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
1). Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.2). El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo,3). Los derechos que le asiste al Titular.4). Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. FLOTA OCCIDENTAL S.A. conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, FLOTA OCCIDENTAL S.A. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO III
DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FLOTA OCCIDENTAL S.A. en su calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FLOTA OCCIDENTAL S.A. en su calidad de Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 de Junio de 2013; 3. Ser informado por FLOTA OCCIDENTAL S.A., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento el respectivo trámite de consulta y/o reclamo ante FLOTA OCCIDENTAL S.A. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución; 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 15. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FLOTA OCCIDENTAL S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular obtenida en forma previa a la recolección del dato. De esta forma FLOTA OCCIDENTAL S.A., se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:
1). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;2). Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, conforme el procedimiento para ello utilizado;3). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;4). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;5).Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;6). Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.7). Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;8).Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;9). Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;10). Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;11). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO: El Titular de los datos tiene el derecho de acceder y conocer que información es objeto de tratamiento por FLOTA OCCIDENTAL S.A., por lo cual es obligación de FLOTA OCCIDENTAL S.A. garantizar al Titular su derecho de acceso el cual se realizará de la siguiente forma:
1). El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo objeto de tratamiento por parte de FLOTA OCCIDENTAL S.A.2). El Titular podrá tener acceso a los datos personales que estén en posesión de FLOTA OCCIDENTAL S.A.3). El Titular tendrá derecho a conocer las circunstancias en que se realiza el tratamiento de su información, debiendo FLOTA OCCIDENTAL S.A. informar sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
PARÁGRAFO: FLOTA OCCIDENTAL S.A. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o la calidad de su representante o causahabiente, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

ARTÍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por FLOTA OCCIDENTAL S.A. En consecuencia, FLOTA OCCIDENTAL S.A., garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personalesFLOTA OCCIDENTAL S.A garantiza la habilitación de canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, entre estos una línea de atención nacional, un mecanismo de contacto electrónico, como lo es su portal web, correo electrónico de servicio al cliente, conforme se determina en la política de tratamiento de información y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FLOTA OCCIDENTAL S.A., como mínimo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

ARTÍCULO 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante previa acreditación de su identidad podrán solicitar a FLOTA OCCIDENTAL S.A. información sobre el uso de sus datos personales, las consultas, o reclamos en los que se solicite la rectificación, actualización o supresión de estos, serán tramitados cuando: Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por FLOTA OCCIDENTAL S.A .señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información: Información Básica:
• Nombres y apellidos,
• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo
• Descripción del Derecho que desea ejercer ante FLOTA OCCIDENTAL S.A, y los datos personales sobre los cuales recae.
• Firma, número de identificación y huella o procedimiento de validación correspondiente.
• Presentar la información en las oficinas de FLOTA OCCIDENTAL S.A. o mediante los canales para ello suministrados. Anexos:
• Copia del documento de identidad del titular de la información ampliado al Ciento Cincuenta por Ciento (150%).
• Si la solicitud es realizada por causahabiente, representante del titular o apoderado se deberá aportar el documento que le otorga dicha calidad.
• Documentos adicionales que soportan la solicitud a realizar. FLOTA OCCIDENTAL S.A. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que FLOTA OCCIDENTAL S.A. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

ARTÍCULO 20. RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN DE DATOS. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a FLOTA OCCIDENTAL S.A., la rectificación o actualización de sus datos personales, para lo cual deberá indicar las correcciones que solicita y aportar la documentación que da soporte a su solicitud.
PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

ARTÍCULO 21. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a FLOTA OCCIDENTAL S.A., la supresión de sus datos personales cuando:
1). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.2). No exista una relación contractual con FLOTA OCCIDENTAL S.A., o haya dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, siempre y cuando no haya una ley que obligue a FLOTA OCCIDENTAL S.A. a mantener dichos datos en custodia3). FLOTA OCCIDENTAL S.A. podrá destruir los datos del titular, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, sin necesidad de autorización expresa del titular y sin perjuicio de normas legales que disponga lo contrario. Como excepción a lo anterior FLOTA OCCIDENTAL S.A. podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FLOTA OCCIDENTAL S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
1). La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.2). No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.3). Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.
PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

ARTÍCULO 22. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato. El titular de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización. Habrá casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y FLOTA OCCIDENTAL S.A., para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podrá ser revocado.

CAPÍTULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 23. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FLOTA OCCIDENTAL S.A. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 24. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. FLOTA OCCIDENTAL S.A. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
• El empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, procedimientos de control de acceso, entre otros.
• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
• Funciones y obligaciones del personal: El personal vinculado a FLOTA OCCIDENTAL S.A recibido y aceptado un compromiso de confidencialidad y buen uso de la información a la cual tiene acceso en su labor diaria.
• El personal de FLOTA OCCIDENTAL S.A tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones, conforme a los criterios establecidos por el responsable de la información.
• Registro de incidencias: Los funcionarios de FLOTA OCCIDENTAL S.A deberán comunicar las incidencias ocurridas que puedan afectar a la confidencialidad y/o integridad de la información de la empresa, indicando el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica y los efectos que se hubiera derivado de la misma.
• Identificación y autentificación: FLOTA OCCIDENTAL S.A ha optado por dotar de medidas de seguridad que garantizan la correcta identificación y autenticación de los funcionarios para acceder a la información.
• Transferencia de Información: FLOTA OCCIDENTAL S.A ha implementado controles que limitan o imposibilitan la transferencia de información a destinos o elementos no autorizados.
• Implementación de Políticas de seguridad: FLOTA OCCIDENTAL S.A ha implementado políticas para el adecuado uso, administración y control de los Recursos Informáticos
• Auditoría: FLOTA OCCIDENTAL S.A realizara auditorias periódicas relacionadas con el uso de los recursos de la compañía y el manejo de la información propia del cargo.
• FLOTA OCCIDENTAL S.A ha tomado medidas para la destrucción de la información o borrado de la misma, para garantizar su destrucción total.
• Actualización de los procedimientos que sean acordes con los fines perseguidos y los cambios en la estructura de la organización. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

  • FLOTA OCCIDENTAL S.A., no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la basa de datos, ni por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, por causas que no le sean imputables.

CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 25. FLOTA OCCIDENTAL S.A., designa al área de tecnología o quien haga sus veces como responsables de dar protección a la base de datos. Así mismo el área de tecnología dará trámite interno a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012. Lo anterior, lo realizará con el apoyo permanente del área de PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

ARTÍCULO 26. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 09 de marzo de 2016 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique. FLOTA OCCIDENTAL S.A. NIT. 891.400.148.